家庭での書類整理を定期的に行っていますか？
特に家族が多い家庭では、一人ひとりの書類がどんどん増えて、整理が難しくなることがあります。
家族それぞれの考え方がまとまらず、書類が散らばってしまうことも少なくありません。
この記事では、家庭内での書類整理をスムーズに行うための便利なポイントをご紹介します。日々の生活に取り入れやすいアドバイスも紹介するので、ぜひ試してみてください。
整理整頓をやらないと起きてしまうこと
日常の忙しさから、家の片付けが後回しになることは珍しくありません。家族にとって重要でないと思われる書類もあり、書類の重要性が見落とされがちです。
整理整頓をしないと、様々なことが起こります。例えば、机の上が書類でいっぱいになり、必要なものを探すのに時間を使ってしまうことがあります。
私は社会人になったばかりの頃、整理整頓に追いつけず、必要なものを探す時間が増えたことがありました。
しかし、整理整頓に関する本を読むことで、家庭での整理整頓にはいくつかのコツがあることを知りました。これらのコツを使うと、整理整頓がスムーズになり、以下のようなメリットが得られます。
- 片付けにかかる時間を短縮
- 状態が整頓された状態で維持される
これにより、日々の活動やスケジュールが滞りなく進みます。
部屋の現状をきちんと理解する
整理整頓を始める前に大切なのは、部屋の現状を正確に把握することです。
急いで整理を始める前に、部屋の現在の様子を詳しく観察しましょう。これは家庭内の改善計画を練る上で重要なステップです。
まずは紙とペンを用意し、書類整理で直面している部分をリストアップしてみてください。部屋を一周しながら、メモしていくのがおすすめです。
解決後の理想の状態を設定
それらをまとめたら、どのように解決されると良いかを考えてみましょう。
これが目標、すなわち目指すべき状態です。それぞれのポイントの横に、自分が望む理想の状態を記載してください。
すぐに実現できなくても、アイデアがあれば今後実行できるかもしれませんので、理想を書き出してみましょう。
必要な時間と道具を考える
目標を設定したら、現状から目標達成までに必要な「時間」と「道具」を考えてみましょう。これはあくまでも予想です。
収納用品などを追加する必要がある場合は、インターネットで調べると良いでしょう。
100円ショップのアイテムも活用できます。このリストアップは、今後の作業の優先順位を決める際の基準となります。
書類整理の優先順位を設定
スムーズな整理整頓のためには、作業の優先順位を決めることが大切です。
それぞれの場所や書類に番号を割り当て、使用頻度が高いものから順に手を付けると良いでしょう。
これにより、作業のスムーズさにつながります。これで「修正したいポイント」「目標」「予想される時間」「優先順位」の4つの要素が揃い、整理整頓に取り掛かる準備が整います。
具体的な計画に基づいて作業を進める
作業を始める前に、具体的な作業時間を決め、最初に重要度の高い箇所から始めましょう。初めは5〜10分程度の短時間から始めることをお勧めします。
これから具体的な整理方法について詳しく説明していきます。
書類整理は「3つのカテゴリー」に分けて行う
優先度の高い箇所から書類整理を始めましょう。
シンプルな手順で作業を進めることが大切です。設定した時間内に作業を終えるように意識しましょう。整理の手順にはコツがありますが、それは次の項目で説明します。
まずは書類の「分類」から
整理整頓の第一歩は、書類を「分類」することから始めます。
分類とは、必要なものと不要なものを分ける作業です。ここでのポイントは、必要、不要に加えて「判断に迷うもの」も別のカテゴリーとして扱うことです。つまり、
1. 必要なもの
2. 不要なもの
3. 判断に迷うもの
の3つのカテゴリーに分けます。適切なスペースを確保して、手際よく分類作業を進めましょう。
自分の中で「2年間使用していないものは捨てる」といった基準を設けると良いでしょう。迅速に進めるためには、さっさと決断することが重要です。
「不要な書類」を手放すこと
必要、不要、判断に迷うものに分類したら、まずは不要な書類から手放ししましょう。捨てる方法は、地域の規則に従って行ってください。
このステップを終えると、分類作業が完了します。
「迷う物」の扱い方
「迷う物」は、書類そのものよりも中身が重要な場合が多いです。これらについては、写真撮影やスキャンしてデータ保存するという方法がおすすめです。
例えば、スマートフォンを使って書類を撮影し、デジタル化すれば現物の書類は不要になります。
ただし、撮影後のチェックは欠かせません。ピントが合っていないと読めなくなるので、しっかりと確認しましょう。
書類の「整頓」方法
整理が終わったら、整頓に取り掛かります。整頓とは、必要なものをすぐに取り出せる状態にするために、収納場所や方法を決め、内容を明確にすることです。シンプルな整頓が重要です。
それでは、具体的な方法を順に説明します。
「必要な書類」の整頓方法
必要な書類の整頓は、シンプルさを心がけましょう。
細かい分類は時間が経つと守りにくくなるものです。シンプルな方法ほど長続きします。
ファイリングは一般的ですが、自分が探しやすく取り出しやすい方法を優先しましょう。
「迷うもの」の扱い方法
「迷うもの」の整頓では特別な配慮が必要です。すぐに手放せない理由がある場合、急いで捨てる必要はありません。
しかし、次回の整理に役立つよう、整理した日付を記入します。
これにより、次回の判断に役立ちます。例えば、「書類の右上に日付を記入する」といった自分のルールを設けて実行しましょう。
簡単な整頓の継続が鍵
整頓時の分類や保管方法は、シンプルさを目指します。
重要なのは、必要な時にすぐ取り出せる状態を保ち、長期にわたる整頓を継続することです。時間が短くても大丈夫です。
途中で分類方法を変えるのも良いでしょう。長時間をかけずに、毎日少しずつ進めることが大切です。
まとめ
家庭での書類整理整頓は、一度ルールを確立すれば長期的に役立つスキルです。
例えば年末の休みを利用してじっくり取り組むのも良い方法です。
基本的な方法をマスターし、時間を上手に活用することが重要です。時間は貴重なものであるため、上手に過ごすための工夫が大切です。
